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富蘭克林的工作習慣

富蘭克林的工作習慣

文/高飛飛

富蘭克林一生非常勤勉努力地工作,他的工作顯得非常合理而有序,這主要得
益於他善用大事表的工作習慣。富蘭克林曾自豪地對一個朋友說:「只要有大
事表,大小事都能搞定。為什麼大事表這麼管用?其實,大事表的概念,就
是讓你把所有應做的事完整地寫下來。它不只是寫今日或明日的待辦事
項,而是列出每一件你需要去辦的事情,包括今天、明天,還有長遠的未
來。

 

「所以,大事表寫得愈詳細,你就愈能掌握情況。有了大事表,你就不用再在
桌上堆一堆文件了,你只要把這張表從頭到尾看一遍,就馬上知道自己該辦什
麼、該向誰報告、該何時完成等,這中間如何安排,由你全權掌控。再加上辦
公桌也已整齊乾淨,你就永遠不用在亂成一團的環境中做事了。」

 

富蘭克林給人們留下了他寫大事的要領,主要包括以下十三大要點:

 

一、用大張的紙。

用大一點的紙來寫大事表,不要寫在信封背面或便條紙上。

 

二、保持整潔。

大事表是很重要的文件,不要拿它當計算紙,或在上面亂畫。

 

三、把大事表放在桌上,方便隨時補記或刪除事項。

 

四、不要隔行書寫。

一張紙通常可寫二十五到三十行左右,如果要新加內容,每行都要用到,不要
空行。

 

五、不要用鉛筆,否則字跡容易模糊。

 

六、不要拘泥於先後順序。

每天早上把大事表從頭到尾看一遍,找最重要的事來做。這樣完成的都會是重
要的工作,而且成果豐碩,比浪費時間重寫一張表好多了。

 

七、不時看一看大事表,以完成重要工作為目標。

 

八、刪除完成的事。

每完成一件工作,就把它在表上劃去。這比打勾還要有成就感。

 

九、完成任務後,找出下一件待辦的重要工作。

不要花時間考慮,立刻動手做。

 

十、隨時補充新事項。

要是一天之中,接到電話、收了信和電子郵件後,有新的事冒出來,別因此就
放下手邊所有的事。只把新的工作加進大事表中,先把手上的事做完再說。

 

十一、另起一頁。

大事表第一頁寫完了,就另起一頁繼續寫,不要擠在空白的地方。

 

十二、重新整理。

完成了大事表第一頁上約半數的工作,就是重寫、合併事項的時候了,否
則又會有一疊的大事表。
方法很簡單,只要先把大事表的第一頁逐項看過,
把待辦事項重寫在最新的那一頁上。寫完後,與第一頁對照一下,看看有無遺
漏,然後第一頁就可以丟了,要不也可以把它歸入一個「舊大事表」的檔案
中。

 

十三、為明日計畫。

下班回家前,記得再看一遍大事表,想想隔天最重要的工作是什麼。然後為自
己排定時間,寫在行事曆上,便於隔天一早就動工。這也是非常好的省時祕
訣。

 

富蘭克林強調,不要先做大事表上的每件瑣事,然後再對付困難的部分。
要領是:趁自己精力十足的時候,挑最重要的事做,也就是最花時間、最
耗腦力、最耗精神的工作。這樣工作品質不但高,又能準時完成,成果也
令人滿意,而且花的工夫、承受的壓力也相對減輕。

 

「很多人都怕大事表變得很長,因為他們認為一天之內就要把表上所有的事都
辦好,要是辦不到,他們就垂頭喪氣,」富蘭克林說,「我自有另一套做法
──我會把我該做的事全都列出來,這樣才不會忘記。通常我每天都會有一百
到一百五十件左右的事(或電話)待辦。」

 

他又說,「你可別以為我一天之內就把這一百多件事全辦完了,我沒有。我的
目的是每天都要把重要的事做完。因此有時我一天大概只從大事表上劃掉一件
事,但是那件事是至關緊要、非完成不可的事。從這個角度看,我那天的產量
還非常好哩。」

 

富蘭克林和大事表相伴終生,由此大大地提高了工作效率,獲益豐碩。

 

富蘭克林認為:養成把每項必辦的事記在大事表上的習慣,不但事半功
倍,工作質量高,最重要的是,可以做自己的主人,安排自己的生活,使
自己的人生更加亮麗。

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